I många fall måste du skriva officiella överklaganden till vissa myndigheter. Numera skickas många av dem elektroniskt, även om reglerna för utformning förblir desamma som med de fysiska versionerna. Så hur behöver du ordna sådan dokumentation ordentligt?
Instruktioner
Steg 1
Börja med att ange adressatens position och namn. Till exempel: "Till chefsingenjören för JSC Polad Ivanov SS". Skriv sedan ditt överklagande högst upp i brevet. Det börjar vanligtvis med ordet "Kära". Därefter kommer adressatens fullständiga namn och patronym. Du kan också skriva "Dear Mr. Ivanov" utan att ange hans namn. Adressen ska placeras exakt i mitten.
Steg 2
Skriv en ingress till ditt överklagandebrev. Ange tydligt och kortfattat skälen och syftet med detta brev. Adressaten från denna punkt ska förstå hela kärnan i brevet. Börja till exempel så här: "Jag skriver till dig om den otillfredsställande kvaliteten på lagren som du har skickat oss från … till …".
Steg 3
Fyll i huvuddelen av brevet. Som regel består den av två till fyra stycken, som uttrycker oro över den fråga som anges i ingressen. Också i denna del, ange alla dina tankar om denna fråga och om en möjlig lösning på problemet. Ange vilka specifika åtgärder adressaten ska vidta för att lösa problemet inom en snar framtid. Använd tydliga tidsfrister, siffror och meningar.
Steg 4
Skriv en slutsats. I den här delen formulerar du sammanfattningen av hela överklagandebrevet. Exempel: "Jag är säker på att du kommer att lösa denna obehagliga situation, och inom en snar framtid kommer vårt samarbete att vara detsamma som tidigare."
Steg 5
Sätt en officiell signatur, som består av positionens titel, samt ditt fullständiga namn. Detta föregås vanligtvis av: "Med respekt din", "Med vänliga hälsningar din", "Med hopp om ytterligare samarbete", etc. Välj efter situationen.
Steg 6
Gör ett efterskrift eller efterskrift. Det här lilla avsnittet ligger strax under signaturen. Det används sällan i bokstäver av detta format, men ibland har det en plats att vara. Efterskriften informerar adressaten om någon betydande händelse i livet för organisationen av författaren till brevet. Till exempel: “P. S. Jag vill informera er om att andelen avslag i en mängd råvaror som erhållits för 2 dagar sedan har ökat till 19%!"
