Varje offentlig eller professionell förening har ett styrande organ som, med den frekvens som anges i stadgan, måste sammankalla alla berörda parter för att hålla rapporterings- och valmöten. Inträde till sådana möten är öppet för alla medlemmar i ett visst samhälle eller delegater från deltagargrupper och utnyttjar därmed sin rätt att delta i dess aktiviteter.
Instruktioner
Steg 1
Tänk på mötesagendan. Eftersom rapporten och valet är en av de viktigaste frågorna förväntas valdeltagandet i detta fall vara maximalt. Därför kan du, förutom dessa ämnen, ta med andra pressande frågor på agendan som du kommer att diskutera med medlemmarna i din förening. Bestäm tid och plats för rapportering och valmöte. Rummet där det planeras hållas måste vara offentligt och tillräckligt rymligt för att rymma alla.
Steg 2
Meddela alla berörda parter om rapporterings- och valmöte. För att göra detta måste du skicka ut inbjudningar med en uppgift om dagordning, datum och plats för mötet. Lägg ut meddelanden med denna information på platser där de kan ses av det största antalet medlemmar i föreningen. Placera en sådan annons i media och tv om det behövs.
Steg 3
Se till att deltagarregistreringen börjar en halvtimme innan mötet börjar. Tilldela ett tillräckligt antal registratorer så att alla deltagare i början av evenemanget har möjlighet att ange sina personuppgifter. Vanligtvis är detta efternamn, namn och patronym, organisation eller dess strukturella enhet, adress för platsen för registrering eller bosättning, kontaktinformation.
Steg 4
Välj ordförande och sekreterare för mötet. Observera att ordföranden för ditt valda organ inte kan väljas till sammanträdets ordförande. Om det behövs, om det tillhandahålls av de lagstadgade dokumenten, välj en behörighetskommitté, som kontrollerar suppleanternas befogenheter, om de väljs från grupper av medlemmar i föreningen.
Steg 5
Sekreteraren måste föra protokollet. I protokollet, återspegla antalet delegater eller medlemmar i föreningen närvarande vid mötet, vilka valdes till ordförande, sekreterare och med vilket omröstningsresultat.
Steg 6
Ordföranden för det valda organet gör en rapport om det utförda arbetet. I protokollet, återspegla den totala omröstningen med en bedömning - om det erkänns som tillfredsställande eller inte. Mötet måste höra förslag till en ny sammansättning av det valda organet, diskutera och rösta om varje kandidat separat. Registrera omröstningsresultaten i protokollet.
Steg 7
Efter att alla frågor som beskrivits i dagordningen har diskuterats, måste mötets ordförande stänga den och underteckna mötesprotokollet tillsammans med sekreteraren.
