Ett telefonmeddelande är ett kort men viktigt meddelande som skickas per telefon. Således informerar de oftast om att hålla möten, sessioner, möten. Telefonmeddelandet kan också innehålla en brådskande order från huvudet. Telefonmeddelanden kommer in, som du får och utgående som du skickar. Båda typerna har en liknande design.
Instruktioner
Steg 1
I det övre vänstra hörnet på ett pappersark placerar du organisationens fullständiga namn och, om det behövs, namnet på strukturenheten, till exempel "Administration av staden N." och Institutionen för utbildning.
Steg 2
Skriv mottagaren av telefonmeddelandet i det övre högra hörnet. Ange personens position, efternamn och initialer: "Director of School No. 37 Ivanov II". Om det finns flera adressater är det inte nödvändigt att ange efternamnen:”Direktörer för skolor i staden N.”. Bifoga en fullständig lista över institutioner till vilken den skickades till telefonmeddelandet.
Steg 3
Två rader nedan placerar du ordet "Telefonogram" och dess serienummer. Ange datumet för sammanställningen nedan för ett utgående telefonmeddelande.
Steg 4
Därefter följer den faktiska texten i telefonmeddelandet:”Den 22 februari, kl. 17.00, kommer ett möte att hållas i utbildningsavdelningen för att förbättra verksamheten i stadens skolor. Skolans rektors närvaro är strikt obligatorisk. Undvik ord och fraser som är svåra att förstå av örat och svåra att uttala när du förbereder texten i ett telefonmeddelande. Kom ihåg att meddelandet ska vara informativt och kort - högst 50 ord.
Steg 5
När du överför ett telefonmeddelande, uttal ord tydligt, särskilt adresser, efternamn, namn och patronymics av människor, gatunamn, datum och tider för händelser. I slutet, var noga med att läsa texten igen och se till att din samtalspartner skrev allt korrekt. Lyssna noga när du tar ett meddelande via telefon. Om du har några frågor, klargöra dem omedelbart.
Steg 6
Under huvudtexten finns position, efternamn och initialer för chefen som undertecknade telefonmeddelandet: "Chef för utbildningsdepartementet Petrov P. P." Det utgående dokumentet måste också innehålla hans personliga signatur.
Steg 7
Längst ner på sidan anger du information om de anställda som arbetade med telefonmeddelandet. Vanligtvis placeras positionen, efternamnet och initialerna för den person som skickade meddelandet, hans telefonnummer till kontoret, samt datum och tid för sändning till vänster. Till höger finns information om den person som accepterade dokumentet: position, efternamn och initialer, telefonnummer, datum och tid för antagning.
Steg 8
Ett utgående telefonmeddelande ritas i en kopia och lagras i en speciell mapp. Det är bättre att ha ett inkommande meddelande i två kopior: du ger det första till chefen för vidare arbete, det andra lägger du i en mapp för förvaring.
