HR-avdelningen i alla organisationer står ofta inför behovet av att ändra personalens personuppgifter. Hur skickar man ordentligt ut ett anställningsavtal, arbetsbok och anställdas personliga kort i samband med byte av efternamn?
Instruktioner
Steg 1
Acceptera från den anställde en ansökan om ändring av personuppgifter i samband med byte av efternamn (av familj och andra skäl). Ge en beställning om behovet av att göra ändringar i alla medarbetardokument som hanteras av HR-avdelningen och redovisning. Beställningen måste registreras i orderloggen. Bekanta dig med personalavdelningen, bokföringsavdelningen och medarbetaren själv med ordern.
Steg 2
Innan du gör ändringar i anställningsavtalet måste ett frivilligt avtal ingås med arbetstagaren. Efter att avtalet har ingåtts kan ändringar göras i avtalet genom att korsa det gamla namnet och skriva in ett nytt ovanför motsvarande kolumn. För att bekräfta lagligheten av ändringarna, ange namnet och numret på det dokument på grund av vilket ändringarna gjordes (till exempel intyg om äktenskap / skilsmässa). Därefter certifieras uppgifterna som ändras i kolumnen "Efternamn" av arbetsgivaren och arbetstagaren.
Steg 3
Baserat på dokumenten som bekräftar lagligheten av förändringar i den anställdes personuppgifter görs också ändringar i arbetsboken (på första sidan eller titelsidan). Det tidigare efternamnet är korsat med en rad, varefter ett nytt anges högst upp i denna post. Länkar till relevanta certifikat (och andra dokument) anges på insidan av omslaget till arbetsboken. Och det är denna post som är certifierad av arbetsgivarens underskrift och HR-avdelningen.
Steg 4
På den anställdes personliga kort är hans tidigare efternamn streckat över med en rad och ett nytt anges nästa (eller ovan). Dokumentets namn och nummer, på grundval av vilka ändringarna görs, anges mittemot kolumnen "Efternamn". Information om dokumentet kan anges i X-kolumnen på personkortet ("Ytterligare information"). Dessa ändringar måste certifieras av en personalansvarig.
