Dokument kan undertecknas på flera sätt. Dess utformning beror på typ av dokument och bestäms av statliga standarder för ledningsdokumentation och federala lagar.
Orden "signatur" och "lista" är paronymer, det vill säga ord av samma rot, lika i ljud. En signatur är en handskriven stavning av ett efternamn, ett personligt tecken för att intyga ett dokument, det är lika individuellt som ett fingeravtryck. Utan underskrift anses dokumentet ogiltigt. Målning är å andra sidan en prydnads- eller tomtmålning som dekorerar väggar, tallrikar, tyger och så vidare. Till exempel målning "under Khokhloma". Uttrycket "under underskrift" i lagstiftningen används i betydelsen av verbet "tecken". En fax (fac simile - gör något liknande) är en sigill, en kliché, med hjälp av vilken den handskrivna signaturen från en person som signerar många dokument återges. Hon är säker på stora volymer av de papper som inte innebär materiellt ansvar - certifikat, brev. Fax är efterfrågad i företag med ett stort arbetsflöde, där chefen inte kan sätta en personlig signatur på alla papper. Enligt civillagen i Ryska federationen har faxhandlingar rättslig kraft. Fax rekommenderas inte för användning på officiella dokument. Det är enligt lag förbjudet att sätta klichéer på vissa dokument med strikt rapportering. Personen lägger signaturen på dokumentet personligen. En fax kan levereras av alla personer som är auktoriserade att utföra en sådan åtgärd. Förfarandet för lagring och användning av klichéer i en organisation föreskrivs vanligtvis i en lokal lag - regler, instruktioner. Den specificerar en lista över papper på vilka fax kan anbringas och identifierar en person eller grupp av personer vars skyldigheter inkluderar att säkerställa klichéns säkerhet och dess användning. Dessutom föreskrivs ansvar för brott mot denna order. Med utvecklingen av elektronisk teknik har en elektronisk signatur dykt upp. Ett digitalt dokument undertecknat med en sådan signatur erkänns i fall där det inte är nödvändigt att upprätta ett dokument på papper. Frågorna om att använda elektroniska signaturer regleras av den federala lagen om elektroniska digitala signaturer.
