Om din organisation är eller utses ansvarig för att hålla en vetenskaplig konferens är detta inte bara en hedervärd funktion utan också ett bra organisatoriskt arbete där alla små saker måste beaktas.
Instruktioner
Steg 1
Skapa en organisationskommitté för konferensen, vars sammansättning kommer att bestämmas av order. Utse en ordförande för att leda och samordna kommittémedlemmarna. Bestäm tidpunkten för konferensen och villkoren för den inrättade kommittén. I beställningen, reflektera hur du kommer att betala för de anställda som är medlemmar i den. Skicka ut tillkännagivandet om konferensen och ange bilagan om rapporter, volymen av abstrakter och tidsfristen för inlämning.
Steg 2
Bestäm finansieringskällor, detta kan vara riktad finansiering från budgeten, locka sponsring och medel från konferensdeltagarna själva.
Steg 3
Skicka inbjudningar till alla potentiella konferensdeltagare och det planerade programmet för konferensen. Bestäm antalet deltagare och talare som är villiga att dela sin vetenskapliga utveckling och forskningsresultat med kollegor. Fråga deltagarna om de behöver boka ett hotellrum och göra en bokning.
Steg 4
Håller med tryckeriet att publicera sammanfattningarna av rapporterna i en separat broschyr och om nödvändigt beordra programmet för evenemanget att distribuera till deltagarna, märken med deras namn, initialer och organisationens namn.
Steg 5
I enlighet med antalet deltagare, bestäm hur mycket rum du behöver och hyr ett specialrum utrustat för att hålla evenemang av detta slag. Tänk på vilken utrustning den behöver för att vara extra utrustad, kontrollera tillgängligheten av det antal datoruttag som krävs, projektionsskärmar etc. Tänk på hur buffén fungerar, där mötesdeltagarna kan ta en kopp kaffe och ett mellanmål under pauserna.
Steg 6
Tänk på konferensprogrammet, dela det vid behov i sektioner. Tänk på var sådana sektioner kan hållas. Tänk på konferensgästernas, arrangörernas och deltagarnas tal. Beställ brevpapper för konferensdeltagare - märken, anteckningsblock och pennor är standard.
Steg 7
Skapa paket med dokument, reklammaterial och brevpapper som ska delas ut till konferensdeltagare tillsammans med märken.
