Presskonferenser är en viktig del av PR-aktiviteter i alla företag. Tack vare dem kan media och intresserad allmänhet få uppdaterad information bokstavligen från första hand från officiella representanter för en viss organisation, och företagsledningen kan uttrycka sin ståndpunkt i de frågor som är viktigast för dem. Men för att presskonferensen ska få riktigt bra resultat måste den ordnas ordentligt.
Instruktioner
Steg 1
Om du anförtrotts att anordna och hålla en presskonferens, bestäm först och främst vilket mål du vill uppnå: berätta om ditt företags framgång, uppmärksamma allmänheten på några problem, presentera en viss offentlig person i ett vinnande ljus, etc P. Välj sedan plats och tid för presskonferensen. Tänk på att dessa aktiviteter görs bäst i mitten av arbetsveckan (tisdag-onsdag-torsdag) på morgonen eller eftermiddagen, men senast kl. 16.00.
Steg 2
Välj en plats för att hålla en presskonferens baserat på ditt företags organisatoriska kapacitet och antalet planerade inbjudna. Observera att tillräckligt med sittplatser krävs för pressmedlemmar. Se till att det finns mikrofoner i rummet, projektionsskärmar (om det behövs) och ledigt utrymme för installation av TV-kameror.
Steg 3
Gör en lista över media och organisationer vars representanter du vill se vid ditt evenemang. Förbered och skicka ut pressmeddelanden och inbjudningar minst två veckor före ditt schemalagda evenemang. Efter att inbjudningarna har skickats rekommenderas det att ringa adressaterna personligen och lära sig om deras beslut att delta eller inte delta i presskonferensen. Således kommer du inte bara att ange antalet framtida gäster utan också påminna om ditt evenemang om folk glömde bort det eller inte fick ditt pressmeddelande.
Steg 4
Förbered nödvändigt presentationsmaterial för alla framtida presskonferensdeltagare. En deltagares kit innehåller vanligtvis en kopia av pressmeddelandet, en lista över tjänstemän som kommer att tala på presskonferensen med deras fullständiga namn och positioner, en agenda (ordning och ämnen för tal), reklam och reklammaterial. Det ser mycket bättre ut om allt presentationsmaterial för varje deltagare är utformat som en enda uppsättning i en företagsmapp med organisationens logotyp.
Steg 5
Om du planerar att införa ackreditering för deltagare, informera dem i förväg om detta och berätta för dem vilka uppgifter du behöver för det (namn, position, passinformation etc.). Förbered i förväg namnskyltar för alla deltagare och kort som ska placeras på borden med namn och titlar för högtalarna. Om presskonferensen är planerad under tillräckligt lång tid, se till att villkoren för deltagarna är bekväma: en buffé med drycker och snacks, rökrum och toaletter, schemalägg tid för vilopauser.
Steg 6
Efter presskonferensen, se till att kontakta redaktionskontoren för de närvarande media och fråga om det material som gjorts till följd av det. Be om kopior av publikationer om inte tidigare avtalats.
