På alla kontor och i produktionen arbetar de anställda ofta med olika typer av dokument, så förmågan att ta fram officiella affärsdokument är nödvändig för alla. Samtidigt finns det allmänna krav som måste följas vid upprättandet av ett dokument - ett affärsbrev, order, position, instruktion etc.
Instruktioner
Steg 1
Börja utarbeta dokumentet genom att klargöra dess genomförbarhet och utbudet av frågor som behöver lösas. Detta hjälper dig att bestämma vilken typ av dokument och dess form, som i stor utsträckning avgör arten och stilen för presentation av dess innehåll.
Steg 2
Granska lagar och regler för myndigheter och myndigheter som styr hur dessa frågor hanteras. Detta är ett mycket viktigt steg, som visar din läskunnighet och låter dig skapa ett dokument som helt uppfyller det etablerade förfarandet för bearbetning och lösning av arbetsproblem. Detta kommer också att hjälpa till att bestämma adressaten, godkännande och samordnande organ och säkerställa att innehållet i detta dokument och dess form av kompetens i denna organisation.
Steg 3
Studera texterna till administrativa och reglerande dokument så att dokumentet som upprättas inte strider mot dem, inte duplicerar dem. För detta är det nödvändigt att ha en elektronisk databas med sådana dokument.
Steg 4
Samla information om fördelarna med de frågor som ska lösas, upprätta ett utkast till dokument. Använd stenciltexter och standardfraser och -uttryck som traditionellt används i affärsdokument när du utarbetar. Utforska andra dokument som har utvecklats i din organisation eller ditt peer-företagssystem och lägg till deras skrivstil som grund.
Steg 5
Dokumentets huvudtext är avsedd att framkalla vissa åtgärder, att övertyga. Det måste vara motiverat och logiskt. Formuleringen måste följas strikt i juridiska termer. För det första är kraven för tillförlitligheten och objektiviteten hos den information som presenteras. Texten ska vara korrekt och så informativ och kortfattad som möjligt. Naturligtvis bör det inte finnas några grammatiska, skiljetecken eller stilistiska fel i den. Om du i ett dokument nämner information som finns i en annan källa eller ett annat dokument måste du ange all dess utdata.
Steg 6
Redigera utkastet och samordna det med de personer som har rätt att göra det. Därefter ritar du upp dokumentet i enlighet med godkända normer och undertecknar det.
