Arkivinstitutioner lagrar inte bara dokument utan ger också medborgarna tillgång till arkivinformation. Ett av sätten att förverkliga denna möjlighet är tillgång till arkivdokument i läsrummen. Låt oss titta närmare på vem som kan besöka läsrummen och hur de fungerar.
Läsrum i de statliga historiska arkiven behövs så att besökare kan arbeta med dokument. Som regel arbetar forskare med dokument i syfte att skriva vetenskapliga artiklar, artiklar, böcker, såväl som de som upprättar släktträd.
För att komma till läsrummet måste du komma till arkivet med ett identitetskort (pass, körkort), fylla i ett ansökningsformulär och en ansökan som anger arbetsämnet. Nu, i många arkiv, kan detta göras via e-post, skicka skannade dokument, och när du besöker läsrummet måste du tillhandahålla dem i originalform.
De som letar efter släktingar, vars information är nödvändig under de senaste 75 åren, måste ha dokument som visar släktskap med sig. Så om du behöver information om att gå med i din farfar till Komsomol på fadersidan, måste du ha din fars handlingar och dina dokument med dig (födelsebevis, pass som du kan spåra efternamnet, samt ett vigselbevis för kvinnor). Dessutom måste en anställd på läsrummet bekanta besökarna med arbetsreglerna.
Efter pappersarbete i läsrummet får besökaren guider och andra metodiska hjälpmedel: listor, register över inventeringar, index, kataloger) Då är användaren redan bekant med fondernas inventeringar.
Arkivinventering är en arkivkatalog som innehåller en systematiserad lista över arkivfondens lagringsenheter, insamling och avsedd för redovisning och avslöjande av innehåll.
Besökaren gör en begäran där han anger de valda fallen. Begränsningar av antalet ärenden fastställs av arkiven i enlighet med arbetsreglerna. Forskaren kommer inte att kunna ta emot filerna omedelbart, men efter den tid som också fastställs av arkivets regler. Vanligtvis är tidsperioden 1 till 3 dagar. Faktum är att tusentals dokument lagras i arkiven, och det är helt enkelt omöjligt att hämta dem snabbt. Fall lagras i stora arkiv, som till och med kan finnas i olika byggnader, om arkivet har flera byggnader. Därför tar det tid att hitta fall. Dessutom måste anställda, innan de utfärdas, titta igenom varje ärende sida för sida och registrera närvaron av alla dokument. Först efter detta kommer fallen att kunna komma in i läsrummet.
Du måste också vara beredd på att vissa dokument kan stängas för användare. Detta beror på hemligheten med viss information (statshemligheter, personlig information etc.). Begränsade dokument kan endast visas av arkivpersonal. Om forskaren behöver viss information från sådana dokument kan han beställa ett certifikat (socio-legal eller tematisk undersökning), som kommer att utföras inom den fastställda tidsramen.
Dessutom kan ibland begränsningen tillskrivas dokumentets dåliga fysiska tillstånd.
Efter att ha utfärdats till läsrummet har forskaren rätt att arbeta med dokument, göra utdrag ur dem. Kopiering (fotografering, skanning, fotokopiering) är som regel en betald tjänst.
Efter att forskaren har gjort nödvändigt arbete överlämnas filerna till läsrumsanställd, som överför dem till arkivlagret. Arkivisterna kontrollerar dokumentens närvaro och skick en sida i taget och placerar dem sedan på plats.
Vissa regler har utvecklats om vad som kan och kan göras på läsrummet. Så till exempel är det strängt förbjudet att ta med mat till läsrummet, komma i ytterkläder, med stora väskor och förpackningar. Det är bättre att arbeta med dokument med handskar - på så sätt kan du förlänga deras säkerhet och skydda dig från damm. Faktum är att efter att du har bläddrat med fingrarna förblir svettfeta spår på papperet på arken, vilket också förstör det. Du kan naturligtvis inte riva lakan, riva dem ur fodralet, skriva på dem. När allt kommer omkring innehåller varje arkivdokument en historia. Han är unik i sig själv. Ju längre vi kan spara dokument, desto längre kan de tjäna oss till vår fördel.
