Vissa brev slutar så vagt att adressaten är förvirrad: han måste läsa om texten för att förstå kärnan. På grund av brist på tid kan mottagaren kasta bort brevet eller göra något för att distrahera sig själv och inte längre fördjupa sig i den angivna situationen. Ett tydligt, koncist och kompetent slut betonar respekt för läsaren och hjälper till att snabbt svara på en begäran eller begäran.
Instruktioner
Steg 1
Ange vad du ville säga i tre punkter. Det kan tyckas att tankarna presenteras tydligt, men uppfattningen av information beror på läsarens tillstånd. Läs därför igen texten och skriv ner tre huvudtankar separat. Dessa kan vara fakta, datum, namn etc. Känslor behövs inte här, skriv kort, med några ord, för du behöver bara sammanfatta, kom ihåg huvudpunkterna.
Steg 2
Skriv ner tre åtgärder för mottagaren av e-postmeddelandet. Människors reaktioner kan vara oförutsägbara. Det verkar som om det är möjligt att reagera entydigt på den information som presenteras, men en person gör det beroende på individuella vanor och avsikter. Om du inte tydligt anger vad du förväntar dig av läsaren kommer han inte att förstå eller säga att han inte förstod.
Steg 3
Ordna listan från föregående steg i fallande ordning efter betydelse. Slutet på brevet liknar ibland det sista ordet vid domstolssessionen: intrycket av mottagaren av brevet, slutsatser och konsekvenser beror på detta. Ta bort objekt från listan som kan utelämnas utan att kompromissa med innebörden av meddelandet. Placera den återstående kortlistan i slutet av brevet så att läsaren inte missar något.
Steg 4
Ange tidsramen. Om du väntar på en reaktion på brevet, var specifik om dina förväntningar. Vissa människor har en tendens att fördröja till det sista, så att ange en viss tid kanske inte är överflödig.
Steg 5
Lämna dina kontaktuppgifter. Din korrespondent borde snabbt kunna hitta din telefon. Förutse sådana situationer och, i alla fall, ta med nödvändig information i brevet, även om du är säker på att mottagaren har den.
Steg 6
Var artig, säg något trevligt, tack för din tid. Adressaten kommer att reagera mer villigt och komma snabbare i kontakt om brevet gläder honom eller hindrar honom från obehagliga upplevelser.
Steg 7
Var noga med att underteckna meddelandet med ditt namn: detta skapar en känsla av riktig kommunikation. Det är viktigt för personen att fokusera på svaret och ta det ansvarsfullt. Led med gott exempel och människor kommer att behandla dig på samma sätt.
